Muitas empresas encaram o inventário de estoque como um trabalho custoso e desnecessário. A verdade é que este é um processo que trata de uma rotina importantíssima não só para os setores de estoque, mas para toda a empresa.
Através do inventário você pode detectar uma série de problemas operacionais que não são vistos no dia a dia, melhorando a eficiência da sua empresa e otimizando os lucros através do controle de perdas e ainda, detectando produtos que faltam nas prateleiras ou estão “encalhados” no armazém, te dando um melhor direcionamento para compras mais eficazes.
Se você já esta acostumado a fazer os inventários da sua empresa, provavelmente já sabe a quantidade de pessoas e de coletores de dados necessários para a realização dessa tarefa tão importante. Se esse é o seu primeiro inventário, será necessário responder algumas perguntas antes mesmo de iniciar os trabalhos, são elas:
1 - De quantas pessoas eu preciso para fazer o inventário?
2 - Quantos coletores de dados serão necessários para realizar essa tarefa?
3 - Quanto tempo tenho disponível para realizar todas as rotinas?
Nesse artigo vamos lhe ajudar a responder essas perguntas ou pelo menos lhe dar uma noção considerando que existem muitas variáveis envolvidas na realização de um inventário de estoque.
Tomaremos como exemplo um cenário que pode ser usado pela maioria das pessoas, o de Supermercados. Na Tabela abaixo podemos considerar alguns itens que podem nos ajudar a responder as perguntas acima.
| 1 | Total de Itens | 11.000 | Referece a quantidade de EANS/SKU ou codigos de barras unicos disponiveis para contagem. |
| 2 | Total de Peças | 625.175 | Esse item referece a quantidade total de peças que existem em seu estoque, independente de ser o mesmo produto ou não. |
| 3 | Horas | 10 | Refere-se a quantidade horas necessarias para realizar o inventário |
| 4 | Media de Peças unicas | 56,83 | Dividindo o item 1 "Total de Peças" pelo item 2 " Total de Itens" - teremos a media de peças unicas. Nesse exemplo, cada item tem em media 56,83 em estoque. |
| 5 | Tempo medio de Coleta ( minutos) | 2,00 | Esse é o tempo medio para coletar cada item e digitar a quantidade encontrada. Pode parecer muito mas se considerarmos as dificuldades para acessar alguns produtos, esse é um tempo bem razoavel. |
| 6 | Peças por minuto | 28,42 | Essa é a quantidade de peças coletadas por minuto considerando todos os operadores |
| 7 | Peças por hora por pessoa | 1.705,02 | Refere-se a quantidade de peças que podem ser coletada por pessoa, por hora. |
| 8 | Peças por pessoa Total | 17.050 | Se multiplicarmos o item 8 "Peças por hora por pessoa" pelo item 3 " horas" teremos a quantidade de peças coletadas por pessoa durante todo o inventário. |
| 9 | Pessoas | 37 | Com base nos dados apresentados acima, podemos chegar em um calculo aproximado de quantas pessoas serão necessarias para realizar o invetário. |
| 10 | Coletores de Dados | 31 | A quantidade de coletores será um pouco menor que a quantidade de pessoas, visto que nem todos precisarão usar esses equipamentos para realizar o seu trabalho. Exemplo: auditores e supervisores. |
Nesse exemplo, estamos mostrando os itens que consideramos e como fizemos os cálculos entre eles para encontrar as respostas as nossas perguntas.
Perceba que a quantidade de pessoas é um pouco maior( 15%) acima da quantidade de coletores de dados. Isso ocorre pois em uma equipe de inventário, nem todos ficam apenas coletando produtos. Existem as pessoas que cuidam de tarefas relacionadas aos sistemas , supervisores e auditores de contagens. Trataremos das tarefas e funções de cada uma dessas pessoas em um outro post.
Caso queira fazer o download da planilha que usamos para fazer os cálculos, é só clicar no link: Calculo de Pessoas para Inventário.
É importante lembrar que o inventário de estoque não depende unicamente do fato de termos a tecnologia adequada. O sucesso de um inventário bem realizado depende de outros fatores como:
1 - Pessoas: As pessoas que serão responsáveis pela realização do inventário precisam estar devidamente treinadas e cientes do papel de cada um nesse processo que envolve muitos detalhes. Investir tempo e dinheiro em treinamento poderá evitar prejuízos futuros pois no dia da realização do inventário não há espaço para erros mas se eles ocorrerem, a equipe precisa estar preparada para fazer a correção no menor tempo possível.
2 - Processos: O desenho do processo deve considerar todas as possibilidades em um ambiente de inventário. O desafio aqui é priorizar a simplicidade, ou seja, quanto mais simples for o processo menos erros poderão ser cometidos pelas pessoas envolvidas.
3 - Tecnologia: Saber qual o tipo de coletor e o software pode ajudar a agilizar o processo de coleta e reduzir o cansaço dos operadores. para isso é importante pedir a ajuda de empresas de automação e AIDC especializadas.
4 - Preparação: A preparação dos produtos, organizados por tipos e setores é fundamental para facilitar a identificação e coleta das quantidades dos produtos que serão inventariados. É uma boa pratica fazer um check-list dos pontos mais importantes na loja e no deposito antes de iniciar os trabalhos de contagem. Se o inventário tiver inicio sem considerar a organização dos ambiente físico, todo o seu esforço poderá ser comprometido por inúmeros erros de contagem.
Acreditamos que, se observarmos os itens mencionados acima, temos grandes chances de fazer um inventário de sucesso.
A Auticomp Automação trabalha com soluções de software, locação, manutenção e venda de coletores de dados para a realização de inventários de estoque.Entre em contato com a nossa equipe comercial,teremos prazer em atende-lo.
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